Toimittajien tietosuojaseloste
Yleistä
Tässä asiakirjassa kuvataan Abloy Oy:n hankinnan ja toimittajahallinnan henkilötietojen käsittelyä.
Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvontaviranomaiselle.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Nimi: Abloy Oy
Postiosoite: Wahlforssinkatu 20, 80100 Joensuu
Puhelinvaihde: 020 599 2501
Y-tunnus: 0774324-5
Sähköpostiosoite: tietosuoja@abloy.com
Tämän sähköpostiosoitteen kautta käsitellään vain tietosuojaan liittyviä asioita.
Kaikkiin muihin asioihin, ole hyvä ja tarkista oikeat yhteystiedot osoitteesta https://www.abloy.com/global/fi
Kenen tietoja käsittely koskee?
Rekisteröityjä ovat Abloy Oy:n ja toimittajan ja toimittajan alihankkijan välisen sopimuksen täyttämiseen liittyvät henkilöt toimittajan palveluksessa tai edustajana tai yksityisenä elinkeinonharjoittajana.
Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että oikeutettuihin etuihin perustuva käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.
| Rekisteröidyn henkilötietoryhmät | Tietoryhmän käsittelyn tarkoitus | Käsittelyperuste |
| Toimittajan edustajan tai toimittajan palveluksessa olevan perustiedot
| Sopimuksen mukainen yhteydenpito Yhteistyön kehittäminen Tiedottaminen Sopimuskäsittely Toimitukset Tilaukset ja logistiikka Reklamaatiot Laskujen käsittely Laskujen tarkastus ja maksatus Perehdytys ja kulkuoikeuksien hallinnointi yritysturvallisuuden ja työturvallisuuden toteuttamiseksi. | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu huolehtia tilaus- ja toimitusprosessiin
|
| Yksityisen elinkeinonharjoittajan perustiedot
| Sopimuskäsittely Toimitukset Tilauskäsittely Logistiikka Reklamaatiot Laskujen käsittely Laskujen tarkastus ja maksatus Perehdytys ja kulkuoikeuksien hallinnointi yritysturvallisuuden ja työturvallisuuden toteuttamiseksi. | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu huolehtia tilaus- ja toimitusprosessiin
|
Rekisterinpitäjä ei suorita automaattista päätöksentekoa eikä profilointia
Mitä tietoja käsitellään?
| Henkilötietoryhmä | Tietosisältö |
| Toimittajan edustajan tai palveluksessa olevan perustiedot | Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävä. |
| Yksityisen elinkeinonharjoittajan perustiedot | Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, rekisteröidyn pankkitili, pankin yhteystiedot, osoitetiedot |
Miten henkilötiedot kerätään?
Rekisteröidystä tallennetaan rekisteröidyn itsensä antamat tiedot tai yrityksen edustajan antamat tiedot.
Minkälaisille vastaanottajille tietoja luovutetaan?
| Vastaanottaja | Luovutuksen tarkoitus |
| Taloushallinnon palveluntarjoaja | Ostolaskujen käsittely ja tarkistaminen |
| Turvallisuuspalvelujen tarjoaja | Kulkuoikeuksien hallinnointi |
| Laskutuspalvelujen tarjoaja | Tilaus- ja laskutusprosessin käsittely |
| Logistiikka- ja toimitusketjupalvelujen tarjoaja | Tilaus-, toimitus- ja laskutuskäsittely |
| ASSA ABLOY -konserni
| Toimittajan ja konsernin välinen yhteistyö, hankinnan toteutus sähköisessä huutokaupassa sekä sähköisessä tilaus- ja toimitusprosessissa |
| Tilintarkastus | Lakisääteisen tilintarkastuksen toteuttaminen.
|
| Auditoinnin palveluntarjoaja | Toiminnan ja laatuvaatimusten tarkastaminen. |
| Viranomainen | Lakisääteisten vaatimusten toteuttaminen.
|
| Palveluntarjoajat | Tietojärjestelmien ylläpito ja tukitehtävät
|
Käsitelläänkö henkilötietoja EU:n ulkopuolella?
Abloy Oy ei siirrä eikä luovuta henkilötietoja EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolelle.
Mitkä ovat henkilötietojen säilytysajat?
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
| Henkilötietoryhmät | Säilytysaika |
| Toimittajan edustajan tai toimittajan palveluksessa olevan perustiedot | Toimittajasopimuksen voimassaoloajan mukaisesti tai aktiivisen yhteistyön ajan ja yksi vuosi aktiivisen yhteistyön päättymisestä, jonka jälkeen tiedot poistetaan |
| Ostolaskujen sisältämät henkilötiedot | Kirjanpitolainsäädännön mukaisesti kuusi vuotta tilikauden päättymisestä |
Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.
Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.
Tietojen oikaiseminen ja poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan.
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
Miten rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan?
Kaikissa henkilötietojesi käsittelyasioissa voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään.
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainituun rekisterinpitäjän yhteysosoitteeseen.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilötietojen käsittely ei ole lainmukaista.
Miten henkilötiedot on suojattu?
Abloy Oy käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Abloy Oy on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti.
Rekisteriaineistot ovat suojattuina lukituissa tiloissa, joihin pääsy on vain valtuutetuilla henkilöillä. Järjestelmiin tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietotekniset ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin.
Abloy Oy:n työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Muutamme ja päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Informoimme muutoksista Abloyn internetsivuilla osoitteessa www.abloy.com/global/fi/privacy-centre.
Vastaamme tietosuojaan liittyviin kysymyksiin osoitteessa: tietosuoja@abloy.com.
Tietosuojaselosteen laatimispäivämäärä: 21.5.2018
Tietosuojaselosteen päivityspäivämäärä: 14.1.2020, 9.8.2022