Основное
В этом документе описывается обработка личных данных службой управления персоналом Abloy Oy. Это уведомление о конфиденциальности предоставляет субъекту данных и надзорному органу информацию, требуемую Общим регламентом Европейского Союза о защите данных (GDPR 679/2016).
С уведомлениями о конфиденциальности для M365 (офисного программного пакета Microsoft), которые использует ASSA ABLOY Group, можно получить доступ через интранет-страницу ASSA ABLOY.
Оператор и контактные данные
Название: Abloy Oy
Почтовый адрес: Wahlforssinkatu 20, 80100 Йоэнсуу, Финляндия.
Телефон (АТС): +358 20 599 2501
Идентификационный номер компании: 0774324-5
Адрес электронной почты: privacy@abloy.com
Этот адрес электронной почты следует использовать только для решения вопросов, связанных с защитой персональных данных. По всем остальным вопросам, необходимая контактная информация может быть найдена на сайте www.abloy.com.
Чьи данные обрабатываются?
Субъектами данных являются лица, которые работают или состояли в трудовых или управленческих отношениях с Abloy Oy, а также, с ограниченной информацией, временные работники и консультационные агентства.
Какова цель и правовая основа обработки персональных данных?
Обработка персональных данных необходима для выполнения установленных законом обязательств контроллера данных, выполнения трудового или управленческого договора, стороной которого является субъект данных, а также для выполнения законных интересов контроллера данных. Обработка персональных данных временных агентских работников и консультантов необходима исходя из законных интересов контролера данных для выполнения соглашения об оказании услуг.
Контроллер данных гарантирует, что обработка, основанная на законных интересах, правильно пропорциональна интересам субъектов данных и соответствует их разумным ожиданиям.
Персональные данные используются для хранения информации о трудовых отношениях субъекта данных с Abloy Oy, осуществления надзорных и руководящих прав работодателя, обработки и выплаты компенсации за командировочные и другие расходы, переадресации звонков и контактов, ведения учета рабочего времени, предоставления услуг по охране здоровья на рабочем месте, управления навыками, обучения и предоставления льгот сотрудникам, выплаты заработной платы, поддержания связи с властями, составления статистики, обработки запросов на сертификаты и информацию о заработной плате, управления оборудованием и определения информацию о правах доступа к системам данных, которые требуются сотрудникам.
| Массив персональных данных субъекта данных | Цель обработки массива данных | Основа обработки данных |
| Основные личные данные | Идентификация личности, предоставление прав пользователя и доступа, рассылка (например, справки о заработной плате), контакты (например, в экстренных случаях) и статистика | Договорные и установленные законом обязательства Законный интерес оператора данных. Часть информации необходима для того, чтобы ASSA ABLOY могла публиковать ваше имя, фотографию (если применимо), видео (если применимо) и название во внутренней сети, на веб-странице ASSA ABLOY и во внешних коммуникациях во время работы |
| Рабочая контактная информация | Выполнение рабочих задач по электронной почте и / или по телефону | Договор Законный интерес оператора данных. Информация необходима для того, чтобы контроллер мог эффективно предоставлять данные в случае чрезвычайных ситуаций и кризисного управления, а также чтобы контроллер мог публиковать контактные данные вашего предприятия во внутренней сети ASSA ABLOY, на веб-странице и во внешних коммуникациях во время работы |
| Информация о трудоустройстве | Основная информация о занятости для расчета заработной платы, выплаты компенсации за командировочные и общие расходы и ведения учета рабочего времени. Справочная информация для расчета пенсий, сбора ассоциаций сотрудников и составления статистики | Договорные и установленные законом обязательства |
| Фотография, видео и аудио материалы сотрудника | Использование фото, видео и аудио материалов в редакционных, коммерческих, рекламных и информационных целях. | Договор |
| Исследования, проводимые при приеме на работу (внутренний набор) | Проверяются свидетельства об учебе и другие важные документы с учетом должности. Поставщик услуг по охране труда оценивает состояние здоровья заявителя. Кредитная информация проверяется на должностях, где от соискателя требуется особое доверие и прямая финансовая ответственность. Кроме того, может быть проведен тест на пригодность. | Законный интерес оператора данных. Информация необходима для успешного прохождения процесса приема на работу и оценки пригодности кандидата. |
| Вводная информация | Проверка ознакомления с работой и условиями труда сотрудника, правильным использованием инструментов и безопасными методами работы | Проверка ознакомления с работой и условиями труда сотрудника, правильным использованием инструментов и безопасными методами работы |
| IT - Информация о пользователе об оборудовании и правах доступа | Управление оборудованием и правами доступа | Законный интерес оператора данных. За счет записи IT информации о пользователях об оборудовании и правах доступа гарантируется, что персонал имеет соответствующую квалификацию для работы с оборудованием и права доступа для выполнения своих рабочих задач. Дополнительно обеспечивается отслеживаемость прав доступа. |
| Информация о заработной плате и результаты расчета заработной платы | Учет заработной платы, налогообложения, пенсий, статистики и других официальных целей | Договорные и установленные законом обязательства |
| Информация об отпуске и праздниках | Управление и контроль отсутствия в отпусках и праздники | Договорные и установленные законом обязательства |
| Регистрация рабочего времени | Мониторинг рабочего времени и почасовая регистрация для расчета заработной платы | Договорные и установленные законом обязательства |
| Информация о договоренностях на время подмены | Определение прав выполняемых задач во время организации подмены | Законный интерес контроллера данных |
| Информация о воздействии вредных веществ. | Ведение списка сотрудников, работающих с вредными веществами и внесение собранной информации в регистр ASA. | Законное обязательство |
| Обсуждения трудоспособности | Оценка трудоспособности после длительного отсутствия | Законный интерес контролера данных и установленное законом обязательство. Обсуждение способности работать, выясняется, можно ли что-то сделать на рабочем месте, чтобы предотвратить заболевание. |
| Развитие производительности и планирование преемственности | Определение конкретных целей и подготовка плана развития компетенций, а также контроль за реализацией плана | Законный интерес оператора данных. На основе служебной аттестации можно улучшить работу используя ноу-хау человека, а также достичь его / ее личных целей. |
| Описание вакансии | Описание содержания задач и определение сложности задач в соответствии с коллективным договором | Законный интерес оператора данных. Требования к должности, предусмотренные в коллективных договорах, напрямую влияют на заработную плату и определены в должностных инструкциях. |
| Предоставление льгот | Предоставление и управление льготами сотрудников | Согласие и законный интерес оператора данных. Личные данные необходимы для предоставления льгот нужным лицам. |
| Отчеты о поездках и расходах, связанных с работой и обучением | Контроль рабочего времени во время поездки и выплата компенсации командировочных расходов, суточных и других компенсаций расходов | Законный интерес контролера данных и установленное законом обязательство. Для обеспечения обоснованности выплаты заработной платы за время поездки, суточных и возмещения расходов. |
| Навыки (квалификация, образование, обучение во время работы и информация о производительности) | Обеспечение навыков, необходимых в деловой деятельности и задачах Чтобы иметь возможность проверить, прошли ли необходимые тренинги. | Договор Законный интерес оператора данных. Поддержание информации, относящейся к навыкам, необходимо для обеспечения адекватного ноу-хау в различных рабочих задачах и при подмене. Чтобы контролер мог публиковать сведения о компетенциях, где это необходимо, во внутренней сети ASSA ABLOY, а также во внешних коммуникациях во время работы. |
| Контактная информация ближайших родственников | Установление контакта в случае несчастного случая или болезни | Защита жизненно важных интересов субъектов данных |
| Отзывы сотрудников | Работодатель может собирать отзывы от сотрудников, например: для улучшения процессов и измерения удовлетворенности работой и благополучия на работе | Законная заинтересованность контроллера данных в улучшении процессов и операций, а также в обеспечении удовлетворенности работой и благополучия сотрудников. |
| Информация полученная при увольнении | Когда сотрудник увольняется, работодатель собирает информацию об увольняющемся полученную собеседования, чтобы помочь работодателю в развитии его деятельности и улучшении имиджа работодателя | Законный интерес контролера к развитию своей деятельности и повышению имиджа работодателя |
Контроллер данных не принимает никаких автоматизированных решений.
Какие личные данные обрабатываются?
Соискатели и сотрудники Abloy
| Группа персональных данных | Содержание данных |
| Основные личные данные | Имя, фамилия, отчество, номер телефона (рабочий / домашний), адрес, адрес электронной почты (рабочий) Персональный идентификационный номер, дата рождения, идентификационный номер (рабочий), пол, родной язык, национальность. Контактные данные ближайших родственников, предоставленные лицом Дата присоединения к компании Фото и / или видео (если применимо) |
| Рабочая контактная информация | Задачи, рабочий мобильный номер, добавочные номера и договоренности о подмене
|
| Информация о трудоустройстве | Банковский счет, налоговая карта, номер пенсионного страхование, информация о взносах ассоциации сотрудников, основные данные о занятости, дополнительные льготы, статистические группы, данные о размещении, местонахождение и руководитель |
| Фото, видео и аудио сотрудника | Маркетинговые фотографии, маркетинговые видео и аудио, вебинары, печатные и электронные материалы, другие фотографии и видео, письменные и устные отзывы и другие Рабочие материалы. |
| Исследования, проводимые при приеме на работу | Рекомендации, состояние здоровья, тест на пригодность, кредитная информация, допуск к безопасности и проверка личности |
| Внедрение информации о тренингах | Внедрение завершено и одобрено |
| Информация об оборудовании и правах доступа | Информация о переданном и возвращенном оборудовании, правах доступа и их согласовании |
| Информация о заработной плате и результаты расчета заработной платы | Почасовая и / или ежемесячная заработная плата в евро, используемая в качестве основы для выплаты заработной платы Выплаченная компенсация за предложения и изобретение, время в пути, компенсация дежурства по экстренным вызовам и дежурству, разовые выплаты и выплаты по льготам в евро Реализованные часы и суммы в бухгалтерском учете (операции с заработной платой, валовая и чистая заработная плата, удержания и ручные исправления) |
| Информация об отсутствии на работе и праздниках | Отпуск по болезни, отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск, отпуск по очереди и другие случаи отсутствия, влияющие на расчет заработной платы, накопленные отпуска и периоды отпусков |
| Обсуждения трудоспособности | Дата обсуждения, оценка факторов, приводящих к отсутствию на работе, возможности предотвращения таких факторов и одобрение |
| Регистрация рабочего времени | Данные для регистрации рабочего времени, зарегистрированного рабочего времени и результирующего рабочего времени |
| Информация о договоренностях на время подмены | Задачи во время организации подмены |
| Образование и история работы | Образование, учеба, предыдущий опыт работы и сертификаты |
| Аттестация | Содержание и дата аттестации, цели и план развития |
| Описание вакансии | Самая последняя редакция, позиция и ее содержание |
| Предоставление льгот | Предоставляемые льготы, срок действия и информация о конкретных льготах |
| Навыки | Навыки решения задач, постановка целей и их реализация. |
| Телефонный справочник группы компаний ASSA ABLOY | Имя и фамилия, должность, компания, местонахождение компании, адрес компании, рабочий номер телефона, адрес Skype, отдел, навыки, электронная почта, язык и фотография. |
| Отзывы сотрудников | Уровень удовлетворенности, открытая обратная связь. Кроме того, имя и адрес электронной почты сотрудника, если отзывы не собираются анонимно. |
| Информация полученная при увольнении | Отзывы о пройдённом обучении, причины увольнения, общая удовлетворенность работой и рабочим местом. Отпуск по болезни, отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск, отпуск по смене и другие случаи отсутствия, влияющие на расчет заработной платы, накопленные отпуска и периоды отпусков |
Рабочие и консультанты временных агентств
| Группа персональных данных | Содержание данных |
| Основные личные данные | Фамилия, имя, отчество, дата прихода в компанию |
| Рабочая контактная информация | Задачи, рабочий телефон, рабочий адрес электронной почты |
| Информация об оборудовании и правах доступа | Информация о переданном и возвращенном оборудовании, правах доступа и их согласовании |
| Информация об отсутствии на работе и праздниках | Отпуск по болезни, отпуск по уходу за ребенком, учебный отпуск, отпуск по очереди и другие случаи отсутствия, влияющие на расчет заработной платы, накопленные отпуска и периоды отпусков |
| Регистрация рабочего времени | Данные для регистрации рабочего времени, зарегистрированного рабочего времени и результирующего рабочего времени |
| Данные для регистрации рабочего времени, зарегистрированного рабочего времени и результирующего рабочего времени | Название, компания, местонахождение компании, адрес компании, рабочий телефон, адрес Skype, отдел, электронная почта, язык |
Как собираются персональные данные?
Хранящиеся данные о субъектах данных - это данные, предоставленные самими субъектами данных. Т.е. субъекты данных, которые имеют права доступа к системе реестра персональных данных, могут хранить свои основные персональные данные. Основные персональные данные временных работников и консультантов получают от соответствующих работодателей.
Кроме того, данные поддерживаются и обновляются с использованием данных, предоставленных властями, партнерами и контроллером данных во время трудовых отношений субъектов данных. Когда данные собираются из источников, отличных от субъектов данных, необходимо запрашивать согласие каждого субъекта данных на сбор данных в соответствии с Законом о защите конфиденциальности во время трудовых отношений (759/2004).
Однако согласие не требуется, когда орган передает данные Abloy для выполнения задачи, определенной в законодательстве, или когда работодатель получает кредитную информацию или информацию о судимости, чтобы определить надежность человека. Если Abloy определяет надежность человека, он заранее уведомит об этом субъектов данных.
Если данные собираются из источников, отличных от субъектов данных, Abloy уведомит субъекты данных о полученных данных перед их использованием для принятия решений в отношении сотрудников.
Кому будут переданы данные?
Сотрудники Abloy
| Получатель | Цель раскрытия |
| Налоговая инспекция | Уплата налогов |
| Учреждение социального страхования | Выплата компенсации за больничный, семейный и другой отпуск |
| Ассоциации сотрудников | Оплата членских взносов в ассоциацию сотрудников |
| Исполнительные органы | Оплата затрат на исполнение |
| Страховой брокер | Обработка данных страховых компании |
| Страховые компании | Расчет пенсий сотрудникам и оформление компенсаций при несчастных случаях |
| Услуги биржи по безработице | Уведомления о смене отпуска |
| Орган по охране труда и технике безопасности | Протоколы инспекций по охране труда и технике безопасности |
| Охрана труда | Ведение медицинских записей |
| Охранные услуги | Обеспечение безопасности объекта |
| Оператор онлайн расчета заработной платы | Электронные платежные ведомости для сотрудников |
| Оператор связи | Мобильные услуги, услуги обмена и интернет-подписки |
| Туристическое агентство | Бронирование и выставление счетов на рабочие поездки |
| Поставщик пособий по физическим упражнениям и культуре | Управление вознаграждениями сотрудников |
| Типография | Адресная информация для кадрового журнала |
| Поставщик обучающих услуг | Обучение персонала |
| Патентное бюро | Обработка отчетов об изобретениях |
| Группа ASSA ABLOY | Информация о заработной плате, управленческих взаимоотношениях и спецификациях кадровой отчетности |
| Телефонный справочник группы компаний ASSA ABLOY | Контакты внутри группы |
| Поставщики услуг | Задачи обслуживания и поддержки систем данных |
| Центральное статистическое управление Финляндии | Статистика |
| Конфедерация финской промышленности | Статистика |
Рабочие и консультанты временных агентств
| Получатель | Цель раскрытия |
| Телефонный справочник группы компаний ASSA ABLOY | Внутригрупповая занятость |
Обрабатываются ли персональные данные за пределами Европейского Союза?
Abloy Oy передает и раскрывает личные данные группе ASSA ABLOY за пределами территории ЕС / ЕЭЗ для целей контроля Группы и для организации операций Группы.
Поставщик услуг по бронированию поездок и расходам на поездки сотрудников может предоставить доступ к личным данным своим организациям поддержки, расположенным в Индии, США и Австралии.
Поставщик услуг кадровой помощи может предоставить доступ к персональным данным, обрабатываемым в системе, своей вспомогательной организации, расположенной в США.
При передаче данных за пределы ЕС или ЕЭЗ мы используем стандартные договорные положения, утвержденные Комиссией ЕС, для надлежащей защиты данных. Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт Комиссии ЕС web site.
Каковы сроки хранения персональных данных?
Данные, собранные в реестре, будут храниться столько, сколько необходимо, и в той степени, в которой это необходимо, для выполнения первоначальных или совместимых целей, для которых были собраны личные данные.
| Группы персональных данных | Время хранения |
| Основные персональные данные | 10 лет после окончания работы |
| Информация о воздействии вредных веществ | 2 года начиная с года сбора информации |
| Контактная информация о работе | 3 месяца после окончания работы |
| Информация о трудоустройстве и информация о собеседовании при увольнении | 10 лет после окончания работы |
| Фото, видео и аудио сотрудника | 6 лет после увольнения |
| Исследования, проводимые при приеме на работу | 5 лет после окончания работы |
| Вводная информация | 3 года после окончания работы |
| Информация об инструментах и правах доступа | 3 месяца после окончания работы |
| Информация о зарплате и / или история (значения в евро, на которых основаны выплаты заработной платы) | 6 лет с конца года, за который была выплачена заработная плата |
| Расчет заработной платы | 10 лет после окончания финансового периода |
| Платежные ведомости | 50 лет после окончания финансового периода |
| Выписка из счетов листинга для членства | 10 лет после окончания финансового периода |
| Информация об отсутствии | 10 лет после окончания работы |
| Обсуждения трудоспособности | 2 года после обсуждения |
| Регистрация рабочего времени | 5 лет после истечения срока выплаты заработной платы |
| Отпуск | 6 лет с конца года, за который была выплачена заработная плата |
| Информация о замещающих договоренностях | 3 месяца после окончания работы |
| Образование и история работы | 10 лет после окончания работы |
| Аттестация | 3 месяца после окончания работы |
| Описание вакансии | 3 месяца после окончания работы |
| Культурная польза и навыки | 3 месяца после окончания работы |
| Записи рабочего времени | 10 лет после окончания финансового периода |
| Отчеты о командировках и расходах, связанных с работой и обучением | 10 лет после окончания финансового периода |
| Навыки и умения | 1 год после окончания работы |
| Результаты выборов по охране труда | 10 лет после окончания работы |
| Отзывы сотрудников | 1 год со сбора отзывов |
Вышеупомянутые сроки хранения могут быть отклонены, если это необходимо для расследования любого неправомерного использования или выполнения законного требования контролера данных.
Каковы права субъекта данных?
Право доступа
Субъект данных имеет право получить подтверждение от контролера относительно того, обрабатываются ли личные данные субъекта данных.
Если контроллер данных обрабатывает персональные данные субъекта данных, последний имеет право на информацию из этого документа, а также на копию обрабатываемых персональных данных.
Если субъект данных делает запрос в электронном виде и не запрашивал какую-либо другую форму доставки, данные будут предоставлены в общедоступном электронном формате, совместимом с безопасной доставкой данных.
Право на исправление или стирание данных
Субъекты данных имеют право потребовать от контролера исправить или удалить их личные данные.
При определенных обстоятельствах субъекты данных имеют право потребовать ограничения обработки их персональных данных или иным образом возразить против обработки данных. Кроме того, субъекты данных могут запросить передачу данных, представленных самими субъектами данных, в машиночитаемой форме в соответствии с Общим регламентом защиты данных (GDPR).
Отзыв согласия
Если обработка персональных данных основана на согласии субъекта данных, субъект данных имеет право отозвать свое согласие в любое время.
Право на возражение против обработки
Субъект данных имеет право в любое время возразить по причинам, связанным с его или ее конкретной ситуацией, против обработки персональных данных, если обработка основана на законных интересах контролера или третьего лица.
Как субъекты данных могут реализовать свои права?
По всем вопросам, связанным с обработкой персональных данных, субъекты данных имеют право связаться с контролером.
Все запросы, упомянутые в настоящем документе, должны быть отправлены в вышеупомянутый контактный пункт контролера.
Субъекты данных также имеют право подать жалобу в надзорный орган, если их личные данные обрабатывались или обрабатывались незаконно
Как защищается личная информация?
Abloy Oy обрабатывает личные данные безопасно и в соответствии с действующим законодательством. Защита персональных данных со стороны Abloy Oy адекватна как с технической, так и с организационной точек зрения.
Данные хранятся в закрытых помещениях, которые доступны только уполномоченным лицам. Персональные данные, хранящиеся в системах, доступны только заранее назначенным лицам, которым информация нужна для выполнения рабочих задач. IT-среды защищены соответствующими межсетевыми экранами и другими формами технической защиты.
Что касается обработки личных данных, сотрудники Abloy Oy и другие лица должны соблюдать свои обязательства по сохранению конфиденциальности и обрабатывать личные данные конфиденциально.
Обновление Уведомления о конфиденциальности
При необходимости мы обновим и изменим это уведомление о конфиденциальности. Изменения относительно приема на работу будут опубликованы на нашей интернет-странице
Это уведомление о конфиденциальности было сделано: 8 октября 2019 г.
Это уведомление о конфиденциальности было обновлено:
- 22 декабря 2020 г
- 31 марта 2021
- 3 мая 2021.